Phóng viên: Trước hết, xin ông cho biết thế nào là hệ thống MVPÐTLT?

Ông Ðỗ Như Lâm: Hệ thống MVPÐTLT là một giải pháp hoàn chỉnh về xây dựng giải pháp phần mềm và trang bị hệ thống phần cứng thực hiện việc hỗ trợ quản lý văn bản và điều hành công việc tại các cơ quan, đơn vị; thực hiện việc điện tử hóa, ký số và lưu chuyển văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước bảo đảm tính pháp lý và toàn vẹn dữ liệu như phương thức truyền thống.

Phóng viên: Những tính năng vượt trội của hệ thống MVPÐTLT là gì thưa ông?

Ông Ðỗ Như Lâm: Hệ thống được xây dựng trên cơ sở kế thừa các tính năng của phần mềm hiện có; chuẩn hóa và bổ sung các tính năng phù hợp với yêu cầu đặc thù của từng cơ quan, đơn vị. Cụ thể: nhận, gửi văn bản liên thông giữa các đơn vị mà không cần văn bản giấy; theo dõi chính xác quá trình luân chuyển văn bản và tiến độ giải quyết văn bản, hồ sơ công việc tại từng cơ quan, đơn vị; tích hợp các giải pháp chữ ký số, bảo mật văn bản, từng bước tiến tới việc lưu chuyển hoàn toàn các văn bản quản lý nhà nước qua hệ thống mạng; chia sẻ được kho tài nguyên (văn bản dùng chung, danh bạ điện thoại, bản tin liên thông)...

Phóng viên: Sau một năm triển khai, Thái Bình đã vươn lên trở thành tỉnh tốp đầu miền Bắc về trao đổi văn bản điện tử liên thông giữa các cơ quan nhà nước, theo ông yếu tố nào đã làm nên thành công đó?

Ông Ðỗ Như Lâm: Ðưa vào sử dụng phần mềm quản lý và điều hành công việc trên môi trường mạng đòi hỏi sự thay đổi lề lối, thói quen làm việc từ thủ công sang phương thức hiện đại, đây là việc làm khó khăn nhưng đã nhận được sự tham gia đồng bộ và sự vào cuộc khẩn trương, nghiêm túc của các cấp, các ngành, đặc biệt là sự chỉ đạo quyết liệt của UBND tỉnh.

Phóng viên: Trong quá trình triển khai,theo ông yếu tố nào là trở ngại lớn nhất?

Ông Ðỗ Như Lâm: Một số cơ quan chưa thực sự chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác, đổi mới lề lối làm việc; trình độ sử dụng CNTT của cán bộ, công chức không đồng đều; cơ sở hạ tầng thiết bị tại các đơn vị chưa đồng bộ, đường mạng tốc độ thấp.

Phóng viên: Những bất cập, hạn chế phát sinh trong quá trình triển khai ứng dụng MVPÐTLT?

Ông Ðỗ Như Lâm: Theo đánh giá của đa số các đơn vị sử dụng, việc tra cứu văn bản chưa thực sự thuận tiện cho người dùng; tốc độ tải dữ liệu chậm thường xảy ra vào thời điểm từ 9 giờ - 10 giờ sáng, 15 giờ - 16 giờ chiều; các tiện ích chưa được khai thác nhiều...

Phóng viên: Một số người lo ngại về tính bảo mật của thông tin, ông nghĩ sao về vấn đề này?

Ông Ðỗ Như Lâm: Ðây là một trong những nguyên nhân chính khiến nhiều cơ quan chưa triển khai rộng việc trao đổi văn bản điện tử và sử dụng thư điện tử công vụ. Dù đã triển khai áp dụng các giải pháp bảo đảm an toàn thông tin, chống virus và mã độc cho các hệ thống thông tin và các máy tính cá nhân có kết nối mạng Internet nhưng một số cán bộ, nhân viên chưa tuân thủ triệt để các quy định về an toàn, an ninh, bảo mật thông tin cũng như quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử, hệ thống quản lý văn bản. Nhận thức được vấn đề đó, hệ thống MVPÐTLT đã được tích hợp chữ ký số để tăng cường bảo mật, xác thực điện tử khi luân chuyển văn bản giữa các cơ quan  bảo đảm tính pháp lý theo Luật Giao dịch điện tử.

Phóng viên: Hiện vẫn còn một số đơn vị, cá nhân chưa tích cực khai thác các tính năng MVPÐTLT, ứng dụng chủ yếu vẫn là trao đổi văn bản, theo ông cần làm gì để các cơ quan đẩy mạnh và triển khai đồng bộ ứng dụng?

Ông Ðỗ Như Lâm: Muốn vậy cần tham mưu cho tỉnh xây dựng và hoàn thiện cơ chế, chính sách phát triển CNTT; đào tạo lại cán bộ, chuẩn hóa các thao tác và quy trình tác nghiệp của người dùng; tiếp tục mở rộng các cơ quan, đơn vị trực thuộc và cấp xã tham gia vào hệ thống; phân cấp quyền quản trị mạnh hơn cho các cơ quan, đơn vị; hướng dẫn khai thác tối đa các tính năng của phần mềm; tiếp tục bổ sung, hoàn thiện các tính năng của hệ thống MVPÐTLT.

Phóng viên: Theo kế hoạch, hết năm 2014 sẽ triển khai hệ thống MVPÐTLT xuống cấp xã, vậy thời gian tới cần phải làm gì để đạt mục tiêu này?

Ông Ðỗ Như Lâm: Trước hết cần tiến hành khảo sát hạ tầng mạng tại cấp xã, tham mưu bổ sung trang thiết bị, đường truyền internet cho cấp xã; bổ sung các tính năng trên hệ thống MVPÐTLT theo hướng đơn giản, dễ sử dụng và tiện ích; xây dựng kế hoạch đào tạo cán bộ công chức cấp xã kỹ năng khai thác các tính năng của hệ thống.

Phóng viên: Xin trân trọng cảm ơn ông!

Sau một năm đi vào sử dụng, hệ thống MVPÐTLT đã được triển khai tới tất cả 89 cơ quan cấp tỉnh, huyện; một số cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn, các cơ quan khối Ðảng, các hội đoàn thể tỉnh và 63 phường, xã với 4.569 người sử dụng. Năm 2013, các sở, ngành đã nhận hơn 84.000 văn bản chiều đến qua MVPÐTLT, chuyển 26.335 văn bản chiều đi, có 13.764 văn bản ứng dụng ký số. Ðối với khối Ðảng, trong năm 2013 đã nhận hơn 7.000 văn bản chiều đến qua MVPÐTLT, chuyển 1.405 văn bản chiều đi. Ðến nay, hầu hết các cơ quan cấp tỉnh, cấp huyện đã điện tử hóa trên 80% văn bản; điều hành công việc trên hệ thống đã được triển khai tại 35 đơn vị đáp ứng nhu cầu tìm kiếm văn bản, làm việc từ xa, tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm...

* Ông Đỗ Văn Điều, Chuyên viên quản trị mạng (Văn phòng UBND tỉnh):

Cần chú trọng hơn nữa khâu bảo mật thông tin 

UBND tỉnh áp dụng MVPÐTLT từ tháng 4/2010, là đơn vị triển khai đầu tiên trên địa bàn tỉnh. Quá trình áp dụng cho thấy, việc gửi và nhận văn bản nhanh chóng, an toàn hơn so với dùng Email, không phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ do sử dụng phần mềm riêng. Giao diện và ứng dụng khá tiện ích, cơ bản đáp ứng yêu cầu của người dùng.

Tuy nhiên, do chưa có đường truyền riêng mà chạy trên môi trường internet nên mức độ an toàn không cao, chưa có kế hoạch về an ninh mạng để chống hacker xâm nhập lấy cắp thông tin hoặc phá hoại mạng. Ngoài ra, tốc độ đường truyền còn chậm. Ðồng thời, tính năng của phần mềm hiện nay chưa cho phép cơ quan hành chính Nhà nước cấp trên kiểm tra được tiến độ xử lý công việc của cơ quan hành chính Nhà nước cấp dưới.

* Bà Bùi Thị Thanh, Phó trưởng phòng Hành chính - Tổ chức (Văn phòng UBND tỉnh):

MVPÐTLT bảo đảm sự nhanh chóng - kịp thời - minh bạch

Trung bình mỗi ngày Văn phòng UBND tỉnh tiếp nhận khoảng 90 văn bản chiều đến và phát hành chiều đi từ 27 - 30 văn bản các loại, chưa kể mỗi loại văn bản chiều đi lại phải in sao thành hàng chục bản để chuyển gửi, có văn bản phải sao in hàng trăm bản để gửi cho các xã, thị trấn. Vì thế việc sao in, dán phong bì, ghi địa chỉ nơi nhận, chuyển ra bưu điện để phát hành mất rất nhiều thời gian và công sức. Còn nay, nhờ áp dụng MVPÐTLT chỉ cần vài thao tác trên máy tính là xong, rất nhanh chóng và tiện lợi.

Ðặc biệt là với các công văn về phòng chống lụt bão, phòng chống dịch bệnh... bảo đảm yêu cầu tức thời cho việc chỉ đạo, điều hành. Ðồng thời, việc chuyển và nhận văn bản qua MVPÐTLT còn bảo đảm tính kịp thời vì bên nhận có thể tiếp nhận văn bản vào bất kỳ thời gian nào trong ngày và ở bất cứ đâu (miễn là có máy tính được kết nối mạng internet), bộ phận quản lý có thể xử lý và chỉ đạo ngay trên môi trường mạng, không cần thao tác chuyển gửi thủ công như trước đây.

Ngoài ra, ứng dụng MVPÐTLT còn bảo đảm tính minh bạch, cho phép cả người gửi và nhận đều có thể dễ dàng kiểm tra quá trình gửi và nhận văn bản về nội dung, thời gian, địa chỉ...; với bộ phận quản lý cho phép giám sát tiến độ nhận và xử lý văn bản. Ðặc biệt, từ khi áp dụng MVPÐTLT, việc đặt lịch công tác của các cơ quan, đơn vị được khoa học và mang tính phối hợp, tránh việc chồng chéo, trùng lặp như trước đây.

* Bà Phạm Thị Thu, Chuyên viên Văn phòng huyện Vũ Thư:

MVPĐTLT giúp tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm

Sau 1 năm ứng dụng MVPÐTLT, mỗi ngày, Văn phòng UBND huyện nhận rất nhiều loại văn bản đến, tất cả đều được chuyển đổi theo dạng file số và lưu trữ trong hệ thống để chuyển đến lãnh đạo UBND huyện xử lý. Từ khi ứng dụng MVPÐTLT đến nay, UBND huyện Vũ Thư đã tiếp nhận 1.143 văn bản đến.  Các văn bản đi, đến được cập nhật và xử lý kịp thời ngay trong ngày, tiết kiệm được khối lượng lớn văn phòng phẩm và tạo ra phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả. Bên cạnh giảm chi phí, công việc của cơ quan và cán bộ, nhân viên cũng được giải quyết nhanh hơn do tiết kiệm thời gian chờ công văn đến.  Ðặc biệt là việc truy cứu, tìm kiếm các văn bản liên quan đến công việc rất nhanh chóng vì các văn bản này đã được lưu giữ đầy đủ tại máy chủ.

Vũ Mạnh – Mạnh Thắng